Lỗi định dạng số trong excel 2010

Khi làm việc với bảng tính Excel, chúng ta thường phải làm việc với rất nhiều số liệu, các dữ liệu dạng số. Nếu chúng ta không định dạng những dữ liệu này về đúng dạng số, rất dễ dàng để xảy ra những sai sót trong quá trình tính toán, tổng hợp hay tạo biểu đồ... Trong bài viết này, cheohanoi.vn sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách xử lý lỗi định dạng số trong Excel để không xảy ra những lỗi đáng tiếc khi làm việc. Cùng theo dõi nhé!

Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Cách định dạng dữ liệu để tránh lỗi định dạng số trong Excel

Tại sao cần định dạng số cho dữ liệu số trong Excel

Một số lỗi định dạng số trong Excel có thể kể tới như:

Sai về thao tác nhập dữ liệu: Trong quá trình nhập có lẫn 1 ký tự text vào chung với ký tự số, dẫn tớiExcel sẽ coiđó là dữ liệu Text thay vì dạng Number

Để hiểu về một trong những lỗi định dạng số trong Excel thường gặp, hãy cùng xem bảng số liệu sau:

Nếu không để ý kỹ, các số liệu có thể đang được định dạng dưới dạng văn bản (general). Vì vậy, khi tính toán, có thể xảy ra các sai sót. Ví dụ: Bạn muốn nhập số 1 triệu vào ô trống, và muốn có dấu phẩy để ngăn cách giữa các hàng đơn vị. Bạn sẽ nhập: 1,000,000 vào ô trống. Tuy nhiên, nếu bạn để định dạng của ô đó là General mà không phải Number, Excel sẽ mặc định số bạn nhập vào là số 1 thay vì số 1 triệu. Vì vậy, khi thực hiện tính toán sẽ ra kết quả sai.

Bạn đang xem: Lỗi định dạng số trong excel 2010

Một lỗi định dạng số trong Excel nhỏ như vậy thôi đã khiến chúng ta nhận ra tầm quan trọng của việc định dạng đúng kiểu dữ liệu rồi đó!

Cách định dạng dạng số cho dữ liệu trong Excel

Cách tốt nhất để không xảy ra lỗi định dạng số trong Excel chính là định dạng cho dữ liệu thành định dạng số (Number) ngay từ đầu.Để định dạng số (Number) cho dữ liệu trong Excel, chúng ta làm theo các bước sau đây:

Bôi đen chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn định dạng sốNhấp chuột phải, chọn Format Cells

*

Ở hộp thoại Format Cells, vào thẻ Number, có những mục sau bạn cần lưu ý:Sample: Phần ví dụ, hiển thị trước để bạn thấy được kết quả của những lựa chọn mà bạn chọn trong hộp thoạiUse 1000 separator (,): Nhấp chuột vào ô để chọn/bỏ chọn sử dụng dấu phẩy ngăn cách giữa các hàng phần nghìn (Ví dụ: 1000000 -> 1,000,000)Negative number: Chọn kiểu hiển thị của số âm (Hiển thị dấu trừ/ Hiển thị giá trị dương nhưng đổi màu đỏ/ Hiển thị cả dấu trừ và đổi màu đỏ)Sau khi đã định dạng xong theo mong muốn, nhấn OK để kết thúc.

Xem thêm: Những Game Chiến Thuật Theo Lượt Android, Top Game Đánh Theo Lượt Mobile 2021 Hay Nhất

*

Trên đây là cách để định dạng số cho dữ liệu. Tuy nhiên, đối với những trang tính có dữ liệu lớn, bạn không ngồi mò đâu là dữ liệu đã bị sai để có thể sửa đổi, thực hiện thao tác đổi lại hết các phần dữ liệu cũng rất mất thời gian.Vậy làm thế nàođể phát hiện những lỗi dữ liệu dạng sốđã có trong 1 bảng dữ liệu? Chúng ta cùng tìm hiểu nhé!

Cách xử lý lỗi định dạng số trong Excel

Phát hiện lỗi định dạng số trong Excel với chức năng AutoFilter

Có lẽ ai trong chúng ta cũng biết, AutoFilter là một bộ lọc vô cùng mạnh mẽ trong Excel. Ứng dụng của AutoFilter trong Excel không chỉ dừng lại ở lọc dữ liệu, nội dung thông thường, mà còn có thể giúp chúng ta lọc ra những lỗi về dữ liệu trong bảng tính. Và lỗi định dạng số trong Excel cũng hoàn toàn có thể phát hiện được bằng chức năng này. Cách thực hiện như sau:

Chọn toàn bộ vùng dữ liệu muốn tìm kiếm lỗi định dạng số trong ExcelVào thẻ Data, tại nhóm Sort & Filter, chọn Filter (Biểu tượng cái phễu)Nhấp chọn vào hình mũi tên tại cột dữ liệu số, sau đó dựa vàoNguyên tắc sắp xếp dữ liệu dạng số trong AutoFilter:Những dữ liệu dạng số sẽ được sắp xếp tự động trong hộp thoại chứa dữ liệu cần lọc của AutoFilter theo quy tắc sau:Tăng dần từ nhỏ tới lớn (nếu có sốâm thì sẽ tính cả từ phần sốâm trởđi chứ không phải bắtđầu từ số 0)Nếu có chứa ký tự không phải dạng số thì sẽ nằmở cuối danh sách lọc tựđộng này.

*

Nhìn vào bảng dữ liệu,ta có thể thấy, số 124,235 là số nhỏ hơn 12,489,621 nhưng lạiđược xếp phía sau => Sốđóđang bị sai loại dữ liệu bởi vì có chứa dấu cách

Phát hiện lỗi bằng cách thực hiện phép toán

Cần nhớ:Dữ liệu dạng số (Number)có thể tính toán (cộng, trừ, nhân, chia)được; còn dữ liệu dạng Text thì không. Vì vậy, khi thực hiện phép toán xảy ra lỗi #VALUE!, chắc chắn dữ liệu đó đã bị dính lỗi định dạng số trong Excel.

Cách xử lý lỗi định dạng số trong Excel

Sau khi đã xác định được lỗi nhanh chóng bằng chức năng AutoFilter hoặc thực hiện phép toán, chúng ta sẽ tiến hành xử lý lỗi định dạng số trong Excel. Các bước xử lý lỗi định dạng số trong Excel như sau:

Bước 1: Thống nhất về định dạng dữ liệu dạng sốChọn toàn bộ vùng có chứa giữ liệu dạng sốNhấp chuột phải, chọn Format Cells > NumberBước 2: Sửa lỗi định dạng số trong Excel. Có 2 cách để sửa lỗi định dạng số trong Excel là: Sử dụng AutoFilter và dùng hàm ValueLọc lỗi định dạng số trong Excel để xử lýĐể lọc được ra những lỗi định dạng số trong Excel, ta căn cứ vào giá trị lớn nhất trong dãy số đã được sắp xếp tự động trogn AutoFilter. Cụ thể như sau:Phần phía trước số: Là những số đã được định dạng đúngPhần phía sau số: Là những số bị lỗi định dạng số trong ExcelSau khi lọc được số và phát hiện ra những số bị lỗi định dạng số trong Excel, ta tiến hành nhập lại những số đó.Sử dụng hàm Value để sửa lỗi định dạng số trong ExcelNgoài việc sửa trực tiếp vào bảng, có thể tạo cột phụ và sử dụng hàm VALUE trong cột phụđóđể chuyển giá trị trong bảng vềđúng dữ liệu dạng số.Cách thức hiện:Thừaký tự: các dấu cách thừa, dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu nháy… lẫn vào ký tự dạng số => Sử dụng chức năng Replaceđể xóa bỏ các ký tự thừa

Tổng kết

Trong bài viết trên, cheohanoi.vn đã hướng dẫn bạn cách định dạng đối với các dữ liệu dạng số để tránh lỗi định dạng số trong Excel, cũng như cách xử lý, khắc phục lỗi định dạng số trong Excel. Chúc bạn áp dụng thành công!

Bạn có thể tải file tài liệu đính kèm ở phía dưới để luyện tập thực hiện thao tác xử lý lỗi định dạng số trong Excel này nhé!